Plánování a vedení pracovního pohovoru je klíčovým krokem v procesu náboru nových zaměstnanců. Ve firmách, kde není zřízené HR oddělení nebo personalisté mají na starost jiné úkoly, se často zodpovědnost za vedení pohovorů přesouvá na management a týmové lídry. Tento článek nabízí praktické tipy a osvědčené postupy, které pomohou manažerům a vedoucím týmů připravit se na pohovor a vést ho profesionálně a efektivně.
Proč je důležitá důkladná příprava na přijímací pohovor
Důkladná příprava na pohovor přináší mnoho výhod. Umožňuje lépe reagovat na odpovědi kandidáta a sledovat průběh pohovoru tak, aby zůstal strukturovaný a produktivní. Připravený manažer dokáže lépe porozumět schopnostem a dovednostem kandidáta, minimalizuje riziko chyb při hodnocení a zvyšuje pravděpodobnost úspěšného výběru vhodného kandidáta.
Příprava na pohovor: Krok za krokem
Stanovení cílů pohovoru a profilu ideálního kandidáta
Ujasněte si hlavní cíle pohovoru a profil ideálního kandidáta. Zaměřte se na klíčové dovednosti a zkušenosti potřebné pro danou pozici, například technické znalosti, schopnost pracovat v týmu nebo dovednosti řešení problémů. Mějte jasno v tom, co od kandidáta očekáváte, a na základě toho si připravte otázky, které vám pomohou tyto informace zjistit.
Sestavení struktury pohovoru a výběr vhodných otázek
Připravte strukturu pohovoru, která zajistí plynulý průběh:
- Úvodní část: Představte sebe a tým, vysvětlete průběh pohovoru a navoďte přátelskou atmosféru.
- Hlavní část: Zaměřte se na otázky týkající se odborných dovedností (hard skills) a osobních vlastností (soft skills).
- Závěr: Vytvořte prostor pro otázky kandidáta a poskytněte informace o dalším postupu.
Příprava materiálů a prostorového zázemí
V dnešní době jsou čím dál častější online pohovory. V tomto případě je důležité i přes počítač navodit příjemnou atmosféru, mít vhodné osvětlení a ozvučení, stabilní připojení a zapnutou kameru. Pokud probíhá pracovní pohovor osobně ujistěte se, že místnost je tichá, dobře osvětlená a pohodlná, aby se kandidát cítil příjemně.
Dopředu si připravte všechny materiály, jako jsou životopisy, seznam otázek a poznámkový blok.
TIP: Víte, jak na zpracovaní osobních údajů při náborovém procesu?
Jak vést pracovní pohovor efektivně a profesionálně
Zahájení pohovoru a vytvoření přátelské atmosféry
Začněte pohovor vřelým přivítáním, aby se kandidát cítil uvolněně. Představte se a přibližte, jaký je váš tým a jaká je vaše role ve firmě. Kandidáta obeznamte s průběhem pohovoru a získejte jeho souhlas, což navodí příjemnou atmosféru a otevře prostor pro konstruktivní rozhovor.
Kladení otázek a struktura pohovoru
Zaměřte se na otázky, které odhalí jak odborné dovednosti (hard skills), tak i osobní vlastnosti a schopnosti (soft skills). Například:
- Hard skills: „Jaké nástroje používáte při své aktuální práci a jaké jsou vaše zkušenosti s nimi?“
- Soft skills: „Můžete popsat situaci, kdy jste musel/a řešit neočekávaný problém v týmu?“
Vyhněte se otázkám, které by mohly být zavádějící nebo diskriminační, a snažte se zachovat objektivitu a otevřenost při hodnocení odpovědí. Nevhodné jsou také otázky, na které je možné odpovědět jenom ano/ne, a snažte se směřovat ke konkrétním příkladům z praxe.
Aktivní naslouchání a vyhodnocení odpovědí
Během pohovoru věnujte pozornost nejen obsahu odpovědí, ale také tomu, jak je kandidát prezentuje:
- sledujte neverbální projevy,
- dbejte na aktivní naslouchání,
- zaznamenávejte si důležité body,
- reagujte s otázkami, které prohloubí konverzaci.
Nejčastější chyby při vedení pracovního pohovoru
Ani zkušení manažeři se při vedení pohovorů nevyhnou chybám, které mohou negativně ovlivnit výsledek:
- Předsudky a neobjektivita: Neúmyslné promítání vlastních předsudků a domněnek do hodnocení kandidáta. Ujistěte se, že jste si vědomi svých osobních preferencí a že se soustředíte na fakta a objektivní kritéria. Pomoci mohou standardizované hodnoticí tabulky nebo bodové hodnocení odpovědí.
- Nedostatečná příprava: Pohovor bez důkladné přípravy často vede k nekonzistentním otázkám a povrchním odpovědím. Manažeři by měli věnovat čas nejen přípravě otázek, ale také detailnímu seznámení se s životopisem kandidáta.
- Přerušování a neschopnost naslouchat: Dávejte kandidátovi dostatek prostoru na odpovědi a snažte se ho nepřerušovat. To nejen zlepší celkový průběh pohovoru, ale také vám poskytne hlubší vhled do jeho zkušeností a názorů.
Tip na pohovor od zkušené personalistky
Jak správně uzavřít pohovor a poskytnout zpětnou vazbu
Úspěšné uzavření pohovoru a následné kroky mohou být rozhodující pro udržení dobrého dojmu a plynulého průběhu náborového procesu.
Na závěr pohovoru poděkujte kandidátovi za jeho čas a zájem o pozici. Sdělte mu, jaké jsou další kroky v procesu náboru a kdy může očekávat zpětnou vazbu. Buďte upřímní a otevření, aby měl kandidát jasnou představu o tom, co bude následovat.
Otázky na pohovor pro zaměstnavatele
Manažeři by měli být připraveni nejen klást otázky, ale také odpovídat na dotazy kandidátů. To vytváří profesionální a otevřenou atmosféru a může ovlivnit celkový dojem, který si kandidát o firmě odnese.
Dopřejte kandidátovi prostor k položení otázek:
- o pracovní pozici,
- firemní kultuře
- týmové dynamice apod.
Dotazy, které kandidát klade, mohou odhalit jeho zájem a motivaci. Kandidát, který se ptá na rozvojové možnosti nebo hodnoty firmy, může být vnímán jinak než ten, který se zaměří na benefity hned v úvodu.
TIP: Po výběru toho správného kandidáta následuje jeho onboarding do firmy. Poradíme, jak ho zvládnou.
Využití umělé inteligence při přípravě pohovorů
V dnešní době se s nástupem moderních technologií, a především umělé inteligence (AI) otevírají nové možnosti také v personalistice. S využitím umělé inteligence je možné například zrychlit přípravu pracovních inzerátů. Své uplatnění najdou i při přípravě pracovních pohovorů. Dnes jsou už dostupné AI nástroje k analýze životopisů a výběru nejrelevantnějších kandidátů, což ušetří čas při předvýběru (prescreeningu kandidátů).
Jak AI pomáhá při tvorbě otázek na pohovor a hodnocení
Umělá inteligence může generovat doporučení na otázky na základě požadovaných dovedností a charakteristik pozice. Během pohovoru mohou specializované AI nástroje pomoci s automatickým záznamem a analýzou odpovědí kandidátů, čímž poskytnou užitečné podklady pro rozhodování.
Výhody a omezení využití AI v personalistice
Mezi hlavní výhody patří efektivita a snížení lidských předsudků. AI může pomoci identifikovat vzorce v odpovědích a zlepšit objektivitu hodnocení. Také může ušetřit čas při administrativních úkonech. Nicméně je důležité mít na paměti, že AI je podpůrným nástrojem a konečné hodnocení pracovního pohovoru a rozhodnutí by mělo zůstat na manažerovi a personálním oddělení, které bere v úvahu lidský faktor a kulturní aspekty týmu.
Náborový proces s pomocí moderních nástrojů
Efektivní vedení pracovního pohovoru je jen jednou částí náborového procesu. Klíčem k úspěchu je nejen dobře připravený manažer, ale také organizace a přehlednost celého výběrového řízení. Pokud máte k dispozici nástroj, který vám pomůže sledovat a spravovat kandidáty, může to celý proces výrazně zjednodušit.
Jedním z chytrých ATS řešení je Datacruit, který umožňuje snadnou správu databáze uchazečů, efektivní komunikaci a přehlednost všech fází výběru. Ať už jste manažer nebo týmový lídr, Datacruit vám usnadní práci a zajistí, že nebudete ztrácet čas administrativou.
